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みんなの「牽制機能」ブログ


規程を整備する前に

2007/04/29 01:10
上場準備に当たって、規程の整備状況等監査法人のショートレビューで指摘を受けるかもしれません。規程の一覧が出されて、最低限これだけの規程を用意しなさいと。

大抵の未上場会社は、就業規則と賃金規程、慶弔金規程、退職金規程などの人事回りの規程しかないというのが実状ではないでしょうか?
この辺の規程がある理由は、社会保険等整備する時に、社会保険労務士の先生に指摘を受ける事が多いからです。

ところが、上場を目指そうとなると基本規程と呼ばれるものから人事、業務、組織等の規程を全て用意しなければなりません。それは全て会社の運営上のルールな訳ですから、量としても百科事典並のドキュメント作成になります。

それは、大変だと思ってあせらずに。私自身は今の会社の規程を自分で作成しましたが、規程の雛型は証券印刷会社、プロネクサス(旧亜細亜印刷)社と宝印刷社が持っていますのでそういった会社を活用した方がスムーズに作成できます。

「規程整備の前にそういった会社に相談すればいいのか」と、そういう訳ではありませんよ。
規程自体は、上記2社の雛型をもらってからというのはそうですが、その雛型を自分の会社用に手直しをする必要があります。

それってどうするの?誰かコンサルティングを雇って作ってもらえばいいの?

馬鹿をいっちゃいけません。コンサルティング会社に作成を依頼したら、100万円単位のお金が必要になります。知っている限り、まともに作成してくれる所は殆どないですから。既成の雛型を持ってきて、これがあれば大丈夫ですからなんて言って終わりなのが関の山です。

では、どうするか?

まず、第一の作業として、組織図を作ってください。そしてその組織図にそれぞれ従業員を当てはめていってください。

第二に、その組織図に基づいて、業務の流れを書いていってください。業務フローチャートが書ける人であればフローチャートを書くのが一番いいですが、そんなの書いた事がないと言う方は箇条書きで構いませんので業務作業を書き出していってください。

第三に、書き出したフローチャートないし箇条書きに組織図の実際に業務行っている人を当てはめていってください。

すると、現在の会社で行われている業務ルールを可視化することが出来ます。ここまで出来ればしめたものです。

営業から上がってきたデータで請求書を作成する時に、誰もチェックしてないぞ。これじゃあ、間違いがあってもお客さんに指摘されるまで分からないじゃないか?もしお客さんが気付かなければ過剰に(もしくは過少に)請求をすることになる。
請求書を作成したあとに、課長にチェックして貰わないといけないな。。。。

といったように、牽制機能となる役職者をフローチャートないし箇条書きに書き加えていけばいいのです。すると、どの業務をどうやって牽制していこうかというのが一目瞭然になります。

あとは、それを証券印刷からもらった規程の雛型に当てはめていけば、御社独自の規程が出来上がります。全然難しくはないでしょ。むしろ、その位なら出来るという方が殆どではないでしょうか?

世の中には、IPOでもって金儲けをしてやろうという人たちが大勢います。中には、本当にきちんと仕事をしてくれる会社や人々もいますがどちらかと言えば少数派です。
下手に騙されるよりは少し苦労しても、自分たちで作成した方がいいかと思います。

なぜなら、組織等が変更になって手直しをする時に一度作業として行っているので、その作業自体が非常に楽になるからです。自分たちで作ってなければ、手直しがあった場合またコンサルティング等を使わなくてはいけません。

そんなお金は無駄なので使わないに越した事はないですから。
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管理体制の整備

2007/04/27 01:15
上場企業を目指そうと思ったら、まず管理部門に対しての認識を経営者の方は改めて欲しい。
経営者とは、オーナーだけに限らず、取締役全てにおいてである。

特に未上場会社においての、管理部の業務自体を1人か2人でやっていたような所は、どうして1人2人でやっていたような業務をそんなに人数を掛けないと出来ないのかと全く理解を示さない御馬鹿さんが出てくるのである。

「御馬鹿さん」とは少し乱暴な表現かも知れません。もう少し説明を加えましょう。

そもそも、管理業務に対しての組織上の体制は牽制機能があるかどうかが重要なポイントになります。牽制機能とは、誰かがやった業務を別の人がチェックする機能、もう少し具体的に言いますと、Aさんが行った仕分け業務をB課長がチェックして間違いがないか確認する。
B課長から上がってきた仕分けデータをもとに資金の入出金をCさんが行う。Cさんが行った資金の入出金をD部長がチェックする。
 これを組織上の名称にまで落とし込んで、経理課のAさんは取引先Y社の請求書をもとに外注費/買掛金の仕分けを切る。経理課長のBさんはAさんが切った仕分けをチェックし勘定科目・金額等に間違いがないかチェックをします。
 B課長がチャックした仕分けデータが会社の会計システムに登録され、財務課のCさんは顧客データを照会しながら、Y社の支払期日を確認し外注費の送金を実行します。実行された送金データが正しいかどうか経理財務部長のD部長がチェックをしてお金回りの業務が完了します。

上記の業務自体は一人で出来ます。(処理量にもよりますが)
一人でやれる事を何故4人でやらなきゃいけないんだ。コストの無駄だろ。そうお思いであれば、そもそも上場と言う旗印は諦めた方がいいかと思います。
取引所が求めている上場後の管理体制は上記のような牽制体制を最低限のラインとしているからです。

ベンチャー企業の場合、経理部、財務部、総務部、、、、といったように部単位で組織を作れるほど人材はいません。ですので、管理部という枠組みで管理体制がしくのが殆どです。

管理部の中身は、経理・財務・総務・人事、大まかに分けるとこの4つでしょう。
このうち、経理と財務に関しては兼務は出来ません。ですので、ここで最低4人、人事総務は兼任が認められていますが、そうは言っても業務執行者と管理者で2人。
最低ラインで6人必要になってきます。

上場後になれば、情報開示の頻度も多くなる、人事の採用活動も活発になる、総会の準備も大掛かりになる等々業務量自体が数倍にも膨れ上がりますので6人だと地獄の残業量になることは間違いないでしょう。そうなると労務的には非常に問題ですね。

ここまで書くと、1人2人でやっていた事を、6人もでやるんだから準備段階においては暇であそばせておく事になると思った経営者の皆様。
認識自体を大いに改めてください。そもそも1人2人の俗人的に業務が執行されていたときはルール(規程)もなく右から左へと流れていたと思います。

上場を目指すに当たっては規程を整備してその規程のルールに則り業務を執行しチェックする体制が求められます。
何かこうやって書くと、少し面倒くさそうだなと思ってくださるのであれば、貴方の判断能力は上場準備にも耐えうるかと思います。

逆にそんな面倒くさいことさせずに、業績出しているのだから上場させろとお思いの経営者の方ははっきり言います。貴方は上場会社の経営者たる資質がありません。そうそうに諦めてください。冒頭の「お馬鹿さん」はこういう意味です。ちなみに私の会社にも若干そういった人間がいます。ですので、初めからお馬鹿さんと言ったら喧嘩になりますので、ご注意を。

何度言っても理解できなければ、やっぱり「お馬鹿さん」なので上場を目指すのであれば経営者から外れてもらうしか道はないと思います。
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