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規程について

2007/05/04 00:18
上場準備に当たって、監査法人のショートレビューを受けると規程についてどんなものがありますか?と質問を受けます。まあ、大抵のものはないですから、上場を目指すに当てって最低限これくらいは用意してくださいみたいことを言われます。

基本規程
・定款
・取締役会規程
・株式取扱規程

組織規程
・組織規程
・組織図
・職務分掌規程
・職務権限規程
・稟議決裁規程
・規程管理規程

人事規程
・就業規則
・給与(賃金)規程
・従業員退職金規程
・役員退職金規程
・人事考課規程
・旅費規程
・慶弔見舞規程
・従業員貸付金規程

業務規程
・経理規程
・固定資産管理規程
・棚卸資産管理規程
・販売管理規程
・購買管理規程
・予算管理規程
・与信管理規程
・内部監査規程
・関係会社管理規程

総務規程
・社宅規程
・持株会取扱規程
・印章管理規程
・内部情報管理規程
・車両管理規程

上記の規程が殆どの会社で必要となる規程です。
とは言っても、会社によってはいらないものも幾つかあります。
私の会社は棚卸資産がありませんので、棚卸資産規程はありません。

また、上場直前になれば、インサイダー規程で情報管理のための規程も
必要になってきます。

規程を揃えれば揃えるほど、会社の実務がやりづらくなると考えるオーナーも
多いようです。
そうではなくて、規程で牽制機能を業務に盛り込む事でリスク管理ができる
と考えてください。
そうでなければ、こんな面倒な事はする必要はない訳ですから。

ここに、ITシステムを利用してという日本版SOX法の運用も絡んできますが
これに関してはまだ実態がハッキリしていないので少し様子見でもいい気がします。

というのも、監査法人、主幹事証券、取引所において、どうやって審査していこうか
明確なものはないように聞いているからです。そのあたりの情報も耳に入り次第
お伝えする予定です。
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規程を整備する前に

2007/04/29 01:10
上場準備に当たって、規程の整備状況等監査法人のショートレビューで指摘を受けるかもしれません。規程の一覧が出されて、最低限これだけの規程を用意しなさいと。

大抵の未上場会社は、就業規則と賃金規程、慶弔金規程、退職金規程などの人事回りの規程しかないというのが実状ではないでしょうか?
この辺の規程がある理由は、社会保険等整備する時に、社会保険労務士の先生に指摘を受ける事が多いからです。

ところが、上場を目指そうとなると基本規程と呼ばれるものから人事、業務、組織等の規程を全て用意しなければなりません。それは全て会社の運営上のルールな訳ですから、量としても百科事典並のドキュメント作成になります。

それは、大変だと思ってあせらずに。私自身は今の会社の規程を自分で作成しましたが、規程の雛型は証券印刷会社、プロネクサス(旧亜細亜印刷)社と宝印刷社が持っていますのでそういった会社を活用した方がスムーズに作成できます。

「規程整備の前にそういった会社に相談すればいいのか」と、そういう訳ではありませんよ。
規程自体は、上記2社の雛型をもらってからというのはそうですが、その雛型を自分の会社用に手直しをする必要があります。

それってどうするの?誰かコンサルティングを雇って作ってもらえばいいの?

馬鹿をいっちゃいけません。コンサルティング会社に作成を依頼したら、100万円単位のお金が必要になります。知っている限り、まともに作成してくれる所は殆どないですから。既成の雛型を持ってきて、これがあれば大丈夫ですからなんて言って終わりなのが関の山です。

では、どうするか?

まず、第一の作業として、組織図を作ってください。そしてその組織図にそれぞれ従業員を当てはめていってください。

第二に、その組織図に基づいて、業務の流れを書いていってください。業務フローチャートが書ける人であればフローチャートを書くのが一番いいですが、そんなの書いた事がないと言う方は箇条書きで構いませんので業務作業を書き出していってください。

第三に、書き出したフローチャートないし箇条書きに組織図の実際に業務行っている人を当てはめていってください。

すると、現在の会社で行われている業務ルールを可視化することが出来ます。ここまで出来ればしめたものです。

営業から上がってきたデータで請求書を作成する時に、誰もチェックしてないぞ。これじゃあ、間違いがあってもお客さんに指摘されるまで分からないじゃないか?もしお客さんが気付かなければ過剰に(もしくは過少に)請求をすることになる。
請求書を作成したあとに、課長にチェックして貰わないといけないな。。。。

といったように、牽制機能となる役職者をフローチャートないし箇条書きに書き加えていけばいいのです。すると、どの業務をどうやって牽制していこうかというのが一目瞭然になります。

あとは、それを証券印刷からもらった規程の雛型に当てはめていけば、御社独自の規程が出来上がります。全然難しくはないでしょ。むしろ、その位なら出来るという方が殆どではないでしょうか?

世の中には、IPOでもって金儲けをしてやろうという人たちが大勢います。中には、本当にきちんと仕事をしてくれる会社や人々もいますがどちらかと言えば少数派です。
下手に騙されるよりは少し苦労しても、自分たちで作成した方がいいかと思います。

なぜなら、組織等が変更になって手直しをする時に一度作業として行っているので、その作業自体が非常に楽になるからです。自分たちで作ってなければ、手直しがあった場合またコンサルティング等を使わなくてはいけません。

そんなお金は無駄なので使わないに越した事はないですから。
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