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みんなの「IPO」ブログ


規程について

2007/05/04 00:18
上場準備に当たって、監査法人のショートレビューを受けると規程についてどんなものがありますか?と質問を受けます。まあ、大抵のものはないですから、上場を目指すに当てって最低限これくらいは用意してくださいみたいことを言われます。

基本規程
・定款
・取締役会規程
・株式取扱規程

組織規程
・組織規程
・組織図
・職務分掌規程
・職務権限規程
・稟議決裁規程
・規程管理規程

人事規程
・就業規則
・給与(賃金)規程
・従業員退職金規程
・役員退職金規程
・人事考課規程
・旅費規程
・慶弔見舞規程
・従業員貸付金規程

業務規程
・経理規程
・固定資産管理規程
・棚卸資産管理規程
・販売管理規程
・購買管理規程
・予算管理規程
・与信管理規程
・内部監査規程
・関係会社管理規程

総務規程
・社宅規程
・持株会取扱規程
・印章管理規程
・内部情報管理規程
・車両管理規程

上記の規程が殆どの会社で必要となる規程です。
とは言っても、会社によってはいらないものも幾つかあります。
私の会社は棚卸資産がありませんので、棚卸資産規程はありません。

また、上場直前になれば、インサイダー規程で情報管理のための規程も
必要になってきます。

規程を揃えれば揃えるほど、会社の実務がやりづらくなると考えるオーナーも
多いようです。
そうではなくて、規程で牽制機能を業務に盛り込む事でリスク管理ができる
と考えてください。
そうでなければ、こんな面倒な事はする必要はない訳ですから。

ここに、ITシステムを利用してという日本版SOX法の運用も絡んできますが
これに関してはまだ実態がハッキリしていないので少し様子見でもいい気がします。

というのも、監査法人、主幹事証券、取引所において、どうやって審査していこうか
明確なものはないように聞いているからです。そのあたりの情報も耳に入り次第
お伝えする予定です。
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規程を整備する前に

2007/04/29 01:10
上場準備に当たって、規程の整備状況等監査法人のショートレビューで指摘を受けるかもしれません。規程の一覧が出されて、最低限これだけの規程を用意しなさいと。

大抵の未上場会社は、就業規則と賃金規程、慶弔金規程、退職金規程などの人事回りの規程しかないというのが実状ではないでしょうか?
この辺の規程がある理由は、社会保険等整備する時に、社会保険労務士の先生に指摘を受ける事が多いからです。

ところが、上場を目指そうとなると基本規程と呼ばれるものから人事、業務、組織等の規程を全て用意しなければなりません。それは全て会社の運営上のルールな訳ですから、量としても百科事典並のドキュメント作成になります。

それは、大変だと思ってあせらずに。私自身は今の会社の規程を自分で作成しましたが、規程の雛型は証券印刷会社、プロネクサス(旧亜細亜印刷)社と宝印刷社が持っていますのでそういった会社を活用した方がスムーズに作成できます。

「規程整備の前にそういった会社に相談すればいいのか」と、そういう訳ではありませんよ。
規程自体は、上記2社の雛型をもらってからというのはそうですが、その雛型を自分の会社用に手直しをする必要があります。

それってどうするの?誰かコンサルティングを雇って作ってもらえばいいの?

馬鹿をいっちゃいけません。コンサルティング会社に作成を依頼したら、100万円単位のお金が必要になります。知っている限り、まともに作成してくれる所は殆どないですから。既成の雛型を持ってきて、これがあれば大丈夫ですからなんて言って終わりなのが関の山です。

では、どうするか?

まず、第一の作業として、組織図を作ってください。そしてその組織図にそれぞれ従業員を当てはめていってください。

第二に、その組織図に基づいて、業務の流れを書いていってください。業務フローチャートが書ける人であればフローチャートを書くのが一番いいですが、そんなの書いた事がないと言う方は箇条書きで構いませんので業務作業を書き出していってください。

第三に、書き出したフローチャートないし箇条書きに組織図の実際に業務行っている人を当てはめていってください。

すると、現在の会社で行われている業務ルールを可視化することが出来ます。ここまで出来ればしめたものです。

営業から上がってきたデータで請求書を作成する時に、誰もチェックしてないぞ。これじゃあ、間違いがあってもお客さんに指摘されるまで分からないじゃないか?もしお客さんが気付かなければ過剰に(もしくは過少に)請求をすることになる。
請求書を作成したあとに、課長にチェックして貰わないといけないな。。。。

といったように、牽制機能となる役職者をフローチャートないし箇条書きに書き加えていけばいいのです。すると、どの業務をどうやって牽制していこうかというのが一目瞭然になります。

あとは、それを証券印刷からもらった規程の雛型に当てはめていけば、御社独自の規程が出来上がります。全然難しくはないでしょ。むしろ、その位なら出来るという方が殆どではないでしょうか?

世の中には、IPOでもって金儲けをしてやろうという人たちが大勢います。中には、本当にきちんと仕事をしてくれる会社や人々もいますがどちらかと言えば少数派です。
下手に騙されるよりは少し苦労しても、自分たちで作成した方がいいかと思います。

なぜなら、組織等が変更になって手直しをする時に一度作業として行っているので、その作業自体が非常に楽になるからです。自分たちで作ってなければ、手直しがあった場合またコンサルティング等を使わなくてはいけません。

そんなお金は無駄なので使わないに越した事はないですから。
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管理体制の整備

2007/04/27 01:15
上場企業を目指そうと思ったら、まず管理部門に対しての認識を経営者の方は改めて欲しい。
経営者とは、オーナーだけに限らず、取締役全てにおいてである。

特に未上場会社においての、管理部の業務自体を1人か2人でやっていたような所は、どうして1人2人でやっていたような業務をそんなに人数を掛けないと出来ないのかと全く理解を示さない御馬鹿さんが出てくるのである。

「御馬鹿さん」とは少し乱暴な表現かも知れません。もう少し説明を加えましょう。

そもそも、管理業務に対しての組織上の体制は牽制機能があるかどうかが重要なポイントになります。牽制機能とは、誰かがやった業務を別の人がチェックする機能、もう少し具体的に言いますと、Aさんが行った仕分け業務をB課長がチェックして間違いがないか確認する。
B課長から上がってきた仕分けデータをもとに資金の入出金をCさんが行う。Cさんが行った資金の入出金をD部長がチェックする。
 これを組織上の名称にまで落とし込んで、経理課のAさんは取引先Y社の請求書をもとに外注費/買掛金の仕分けを切る。経理課長のBさんはAさんが切った仕分けをチェックし勘定科目・金額等に間違いがないかチェックをします。
 B課長がチャックした仕分けデータが会社の会計システムに登録され、財務課のCさんは顧客データを照会しながら、Y社の支払期日を確認し外注費の送金を実行します。実行された送金データが正しいかどうか経理財務部長のD部長がチェックをしてお金回りの業務が完了します。

上記の業務自体は一人で出来ます。(処理量にもよりますが)
一人でやれる事を何故4人でやらなきゃいけないんだ。コストの無駄だろ。そうお思いであれば、そもそも上場と言う旗印は諦めた方がいいかと思います。
取引所が求めている上場後の管理体制は上記のような牽制体制を最低限のラインとしているからです。

ベンチャー企業の場合、経理部、財務部、総務部、、、、といったように部単位で組織を作れるほど人材はいません。ですので、管理部という枠組みで管理体制がしくのが殆どです。

管理部の中身は、経理・財務・総務・人事、大まかに分けるとこの4つでしょう。
このうち、経理と財務に関しては兼務は出来ません。ですので、ここで最低4人、人事総務は兼任が認められていますが、そうは言っても業務執行者と管理者で2人。
最低ラインで6人必要になってきます。

上場後になれば、情報開示の頻度も多くなる、人事の採用活動も活発になる、総会の準備も大掛かりになる等々業務量自体が数倍にも膨れ上がりますので6人だと地獄の残業量になることは間違いないでしょう。そうなると労務的には非常に問題ですね。

ここまで書くと、1人2人でやっていた事を、6人もでやるんだから準備段階においては暇であそばせておく事になると思った経営者の皆様。
認識自体を大いに改めてください。そもそも1人2人の俗人的に業務が執行されていたときはルール(規程)もなく右から左へと流れていたと思います。

上場を目指すに当たっては規程を整備してその規程のルールに則り業務を執行しチェックする体制が求められます。
何かこうやって書くと、少し面倒くさそうだなと思ってくださるのであれば、貴方の判断能力は上場準備にも耐えうるかと思います。

逆にそんな面倒くさいことさせずに、業績出しているのだから上場させろとお思いの経営者の方ははっきり言います。貴方は上場会社の経営者たる資質がありません。そうそうに諦めてください。冒頭の「お馬鹿さん」はこういう意味です。ちなみに私の会社にも若干そういった人間がいます。ですので、初めからお馬鹿さんと言ったら喧嘩になりますので、ご注意を。

何度言っても理解できなければ、やっぱり「お馬鹿さん」なので上場を目指すのであれば経営者から外れてもらうしか道はないと思います。
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時間外労働に対する対応

2007/04/21 00:37
36協定を結んで、時間外労働に対して労使協定を結びました。

36協定を結んだからには、時間外労働に掛かる賃金=対価
をきちんと支払わなければなりません。

そうすると、管理側はその残業手当てをコントロールしていく必要が
あります。
理由は・・・・・
支払うべきものは支払うのは当然ですが、その金額自体をのべつ幕なしに
支払っていたのでは予算統制上の問題で、固定費特に人件費が上昇してしまう
からです。

では、どうすべきでしょうか?

残業しそうな従業員を管理職に引き上げて残業代を支給しない・・・・・

そんな前時代的な対応では結局残業代を支払う羽目になるのは
目に見えています。

管理職の定義は
・部下がいること
・会社全体で相対的にみた場合それ相応の賃金報酬があること

上記のような対応する会社は、どうせとってつけたように管理職にして
なおかつ、賃金自体もそれほど上げないでしょうから、そもそも管理職
として、要件を満たさない方ばかりを祭り上げるだろうからです。

一番の対応策は、就業時間終了と同時に消灯し全員退社させる事。
このようなことを実践している企業は増えつつあります。

ただし、ベンチャー企業でそのような対応が可能でしょうかと言えば、
人的資源がそもそも業務分掌ではっきりと分かれて管理している
状況ではないでしょうから、まず無理だと言わざるを得ません。

現に、私の会社でも11時くらいまで残るのなんかは普通にありますから。

では、どうするかと言えば、事前残業申請制度を導入する事で
管理側で従業員の残業時間をコントロールをする以外にありません。

残業をするときには、従業員に予め直属上司(管理職)に残業申請書を
提出し、仕事内容とそれにかかる時間を提出させます。

上司は、仕事内容自体がそもそも本当にその日のうちにやらなくては
いけないものか?またその作業量がそこまでの時間が必要かどうか
チェックし、翌日に回せるものはそのように指示をし残業時間を
コントロールしていく必要があります。

また、そうすることで早く帰りやすい職場の雰囲気を醸成していくのも
重要な役目となります。

昔の上司で未だに勘違いした人がいますが、
・残業している人   =  頑張っている人
・定時で帰社する人 =  仕事意欲がない人
と評価するあんぽんたんがいますが、今すぐ認識を改めましょう。

この部分の認識の延長線上に有給休暇の消化率も密接に関係してきます。

定時帰社が当り前の会社は、有給消化率も高い傾向にあり、
残業が異常に多い、特に未払い賃金が未だに慢性的に処理されている
会社は有給消化率はほぼゼロに近い傾向にあります。

こういったことは、ひいては職場環境の働きやすさに比例してきます。
環境整備の上で、まず第一に手をつけるべき事は時間外にたいする
対処方法かと思いますよ。

上記、一例をあげてみましたが、他にも対処法はあるかと思います。
顧問契約をしている社会保険労務士の先生とじっくりと話をして見てください。
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本当にブログ再開します

2007/04/20 00:29
いやー、随分とさぼっていまして・・・・。

いい加減再開します。

前職の証券会社を退職してはや半年が経過しました。

早かったですね。その間、IPOへの管理体制の整備たるや
想像を絶する作業量で忙殺されていました。

これからその作業について少しずつご紹介しようかなと
思っています。そうすることで、同じような悩みがあるひとと
出会えて情報交換なんかできたら最高だな、なんて・・・。

最初のテーマ何にしましょうか?

労務関係からいきましょうか?
労務関係だと、まずそう・・・。
36協定ですね。

これは言わずと知れた労基法36条に規定された時間外労働に関する
労使協定を労基署に所定の書式で届け出なさいよということですが。

取引所の審査で一番厳しいのが、時間外の賃金支払い状況
みたいです。

労基署の対応も以前と比較して格段に厳しくなっているし。

そんなこんなだから、主幹事証券の審査も真っ先にこの部分を
確認してきます。

管理の責任者は、経営者に時間外賃金の不払いを解消させるのが
一つ目の山ですね。経営者なんて払わなくて済むのなら、という
のが先にたちますからね。自分の報酬はしっかりもらうくせに・・・。

ちなみに、年俸制だから、当社は時間外賃金は発生しないと思っている
人は気をつけたほうがいいですよ。
年俸制だろうと、週40時間を越える労働時間に対して時間外賃金
は発生していますから。

あとで、労基署に従業員が駆け込まないよう、払うものは払っておいた
ほうが無難ですよ。少なくとも上場したいのであれば。
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